Kişisel veri saklama ve imha politikamızın amacı, veri sorumlusu olarak kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan azami süreyi belirleme, silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemlerimizde izleyeceğimiz felsefeyi, amaç ve hareket planını ortaya koymaktır. Bu kapsamda amacımız, kişisel verilerini işlediğimiz çalışanlarımızı idari personelimizi, ziyaretçilerimizi ve işbirliği içinde olduğumuz şirketleri ve Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. ile ilişki halinde olan tüm üçüncü şahısları verilerinin işlenmesi ve hakları konusunda aydınlatmak, bu konuda şeffaflığı sağlayarak kişisel verilere ve dolayısıyla özel hayata saygılı işlem yapmaktır.
Politikamız 7.4.2016 tarih ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (6698 sayılı KVKK) ve 28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5’inci ve 6’ncı maddelerinin bir gereği olarak oluşturulmuştur.
Politikamız, çalışanlarımızı, idari personelimizi, ziyaretçilerimizi ve işbirliği içinde olduğumuz kurumları ve Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. ile hukuki ilişki halinde olan tüm gerçek ve tüzel kişileri ve bunların 6698 sayılı KVKK ile tanımlanan özel nitelikli olan ve olmayan tüm kişisel verilerini kapsamaktadır. Politika 6698 sayılı KVKK nda belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri de kapsamaktadır. Politikada, aksi belirtilmiş olmadıkça, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak anılacaktır.
Veri sorumlusu Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. verilerin işlenmesinde aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir.
5.1. Kişisel veriler, ancak 6698 sayılı KVKK’nda ve diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenebilir.
5.2. Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur:
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam kayıt ortamı kapsamına girer.
7.1. Kişisel Verileri Koruma Komitesi işbu Politikanın ilgili iş birimlerine duyurulmasından ve gereklerinin Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. birimlerince yerine getirilmesinin takibinden sorumludur.
7.2. Kişisel Verileri Koruma Komitesi kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat değişiklikleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun (Kurul) düzenleyici işlemleri ile kararları, mahkeme kararları veya süreç, uygulama ve sistemlerdeki değişiklikler gibi durumları ilgili iş birimlerinin takip etmesi ve gerekiyorsa iş süreçlerini güncellemeleri için gerekli duyuruları ve bildirimleri yapar.
7.3. Kişisel Verileri Koruma Komitesi 6698 sayılı KVKK ve ikincil düzenlemeler ile Kurulun kararları ve düzenlemeleri, mahkeme kararları ve sair yetkili makamların kararlarının ve/veya taleplerinin incelenmesi, değerlendirilmesi, takibi ve sonuçlandırılmasına yönelik süreçleri belirler ve ilgili birimlere duyurur.
8.1. Kişisel verilerin işlenmesine yönelik amaç unsurunun ortadan kalkması, açık rızanın geri alınmış olması veya 6698 Sayılı KVKK’nun 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının 3 tamamının ortadan kalkması ya da adı geçen maddelerdeki istisnalardan hiçbirinin uygulanamayacağı bir durumun söz konusu olması halinde, işlenme şartları ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili iş birimi tarafından, iş ihtiyaçları göz önüne alınarak, Yönetmeliğin 7 ila 10’uncu maddeleri kapsamında, uygulanan yöntemin gerekçesi de açıklanmak suretiyle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Ancak kesinleşmiş bir mahkeme kararının söz konusu olması halinde mahkeme kararı ile hükmedilen imha yönteminin uygulanması zorunludur.
8.2. Kişisel veriyi işleyen ya da saklayan tüm kullanıcılar ve veri sahibi Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. birimleri işlemeyle ilgili şartların ortadan kalkıp kalkmadığını en geç altı aylık periyodlar içerisinde, kullandıkları veri kayıt ortamlarında gözden geçireceklerdir. Kişisel veri sahibinin başvurusu ya da Kurulun veya bir mahkemenin bildirimi üzerine, ilgili kullanıcı ve birimler, periyodik denetleme süresine bakmaksızın kullandıkları veri kayıt ortamlarında bu gözden geçirmeyi yapacaklardır.
8.3. Periyodik gözden geçirmeler neticesinde veya herhangi bir anda veri işleme şartlarının ortadan kalkmış olduğu tespit edildiğinde ilgili kullanıcı veya veri sahibi, ilgili kişisel verinin kendi uhdesinde bulunan kayıt ortamından işbu politikaya göre silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine karar verecektir. Tereddüt duyulan durumlarda ilgili veri sahibi iş biriminden görüş alınarak işlem yapılacaktır. Merkezi Bilgi Sistemlerinde yer alan çok paydaşlı veri sahipliği bulunan kişisel verilerin imhasına yönelik karar alınması gerektiğinde ise Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin görüşü alınacak ve söz konusu kişisel veri hakkında işbu politikaya göre verinin saklanmasına veya silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilgili veri sahibi iş birimi tarafından karar verilecektir.
8.4. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az bir yıl süreyle saklanır.
8.5. Yönetmeliğin 4. ve 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi işlemiyle ilgili uygulanan yöntemler işbu Politika’nın yürürlüğe girmesinden sonra yayınlanacak olan Veri İmha Prosedüründe açıklanacaktır.
8.6. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde 6698 sayılı KVKK’nun 4’üncü maddesindeki genel ilkeler ile 12’nci maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve kişisel veri saklama ve imha politikasına uygun hareket edilmesi zorunludur.
8.7. Bir kişisel verinin sahibi olan gerçek kişi, 6698 Sayılı KVKK’nun 13’üncü maddesine istinaden Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti.’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep ettiğinde, ilgili veri sahibi iş birimi, kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkıp kalkmadığını inceler. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu durumda detayları Veri İmha Prosedüründe belirleneceği şekilde; talep, başvuru tarihinden itibaren en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır ve başvuran kişiye ilgili kurul aracılığıyla bilgi verilir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, ilgili veri sahibi iş birimi bu durumu derhal aktarım yapılan üçüncü kişiye bildirir ve üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
8.8. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkmadığı durumlarda, kişisel veri sahiplerinin verilerinin silinmesi veya yok edilmesine yönelik talepleri Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından 6698 sayılı KVKK’nun 13. maddesinin 3. fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 gün içerisinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
8.9. Kişisel verilerin silinmesi ya da yok edilmesine yönelik talepler ancak ilgili kişinin kimlik tespitinin yapılmış olması kaydıyla değerlendirilecektir. Söz konusu kanallar dışında yapılacak taleplerde ilgili kişiler kimlik tespitinin ya da doğrulamasının yapılabileceği kanallara yönlendirilecektir.
9.1. İşbu Politika tüm çalışanlara duyurularak yürürlüğe girecek ve yürürlüğü itibariyle tüm iş birimleri, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. nezdinde kişisel veri işleyen herkes için bağlayıcı olacaktır.
9.2. Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti.'nin çalışanlarının Politikanın gereklerini yerine getirip getirmediğinin takibi ilgili çalışanların amirlerinin sorumluluğunda olacaktır. Politikaya aykırı davranış tespit edildiğinde konu derhal ilgili çalışanın amiri tarafından bağlı bulunulan bir üst amire bildirilecektir. Aykırılığın önemli boyutta olması halinde ise üst amir tarafından vakit kaybetmeksizin Kişisel Verileri Koruma Komitesi’ne bilgi verilecektir.
9.3. Politikaya aykırı davranan çalışan hakkında, İnsan Kaynakları birimi tarafından yapılacak değerlendirme sonrasında gerekli idari işlem yapılacaktır.
9.4. Politika gereklerinin yerine getirilmesi için Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından; ISO standardı ve ilgili tüm bakanlıkların öngördüğü tedbirler de dahil olmak üzere gerekli tüm güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. içerisinde 6698 sayılı KVKK’nun Yönetmelik ve işbu Politika ile belirtilen verinin imhasına dair gereklerin yerine getirilmesinde tüm çalışanlar, danışmanlar, dış hizmet sağlayıcıları ve sair surette Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. nezdinde kişisel veri saklayan ve işleyen herkes bu gerekleri yerine getirmekten sorumludur. Her iş birimi kendi iş süreçlerinde ürettiği veriyi saklamak ve korumakla yükümlüdür; ancak üretilen verinin iş biriminin kontrolü ve yetkisi dışında sadece bilgi sistemlerinde bulunması durumunda, söz konusu veri bilgi sistemlerinden sorumlu birimler tarafından saklanacaktır. İş süreçlerini etkileyecek ve veri bütünlüğünün bozulmasına, veri kaybına ve yasal düzenlemelere aykırı sonuçlar doğmasına neden olacak periyodik imhalar, ilgili kişisel verinin türü, içinde yer aldığı sistemler ve veri sahibi iş birimi dikkate alınarak ilgili bilgi sistemleri bölümlerince yapılacaktır.
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri aşağıda yer almaktadır. Periyodik imha ya da talep üzerine gerçekleştirilecek imha işlemlerinde söz konusu saklama ve imha süreleri dikkate alınacaktır. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Sürelerini Gösteren Tabloda yer alacak süreçlerin sahibi iş birimlerince, tereddüt halinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin değerlendirmesi de dikkate alınarak, güncellenecektir.
Kişisel Verileri Periyodik İmha Süresi veri sahibi olan ilgili iş birimleri tarafından tespit edilir. Bu süre her halde 6 (altı) ayı geçemez.
13.1. Politika yayınlanma tarihi itibari ile yürürlüğe girecektir.
13.2.Politikanın Berteks Konfeksiyon Ürün San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. genelinde duyurulması ve gerekli güncellemelerin yapılması Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nin sorumluluğundadır.